Od 8 lipca 2026 r. obowiązują przepisy istotnie rozszerzające kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy. Najwięcej uwagi wzbudza możliwość stwierdzenia przez okręgowego inspektora pracy, w drodze decyzji, że osoba zatrudniona formalnie na podstawie umowy zlecenia, kontraktu B2B albo innej umowy cywilnoprawnej w rzeczywistości pozostaje w stosunku pracy.
Na tym reforma się jednak nie kończy. PIP może prowadzić kontrole zdalnie, uzyskała szerszy dostęp do dokumentów i danych pozostających w dyspozycji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz organów podatkowych, a kontrole mają być częściej kierowane do podmiotów wytypowanych na podstawie analizy ryzyka. Podwyższono również kary za wykroczenia przeciwko prawom pracownika.
Nie zmieniła się natomiast podstawowa zasada wynikająca z art. 22 Kodeksu pracy. Nadal o rodzaju zatrudnienia nie decyduje nazwa umowy, ale sposób, w jaki praca jest faktycznie wykonywana. Jeżeli jest ona świadczona osobiście, odpłatnie, pod kierownictwem zatrudniającego oraz w wyznaczonym przez niego miejscu i czasie, zawarcie umowy cywilnoprawnej nie wyklucza uznania tej relacji za stosunek pracy. Nowe przepisy nie zakazują przy tym umów zlecenia ani współpracy B2B. Zmieniają przede wszystkim narzędzia, za pomocą których państwo może kontrolować ich prawidłowe stosowanie.
PIP nie przekształci każdej umowy automatycznie
Wbrew pojawiającym się uproszczeniom sama kontrola PIP nie powoduje automatycznego przekształcenia umowy zlecenia lub kontraktu B2B w umowę o pracę.
Jeżeli inspektor uzna, że w danej relacji dominują cechy stosunku pracy, powinien najpierw umożliwić stronom zajęcie stanowiska, a następnie może wydać pisemne polecenie usunięcia naruszeń. Strony mogą wykonać je przez zawarcie umowy o pracę albo przez taką zmianę warunków współpracy i sposobu jej wykonywania, aby relacja rzeczywiście miała charakter cywilnoprawny.
Dopiero niewykonanie polecenia może prowadzić do wszczęcia przez okręgowego inspektora pracy postępowania w sprawie stwierdzenia istnienia stosunku pracy. Okręgowy inspektor może wówczas wydać decyzję albo skierować do sądu pracy powództwo o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy. Druga możliwość będzie miała szczególne znaczenie, gdy konieczna okaże się ocena zatrudnienia również za okres wcześniejszy.
Decyzji nie wydaje więc inspektor prowadzący kontrolę, lecz właściwy okręgowy inspektor pracy. Warunkiem jej wydania jest wcześniejsze niewykonanie polecenia dotyczącego niezawarcia umowy o pracę. Ma to istotne znaczenie dla pracodawcy, ponieważ już na etapie kontroli i realizacji polecenia należy przedstawić okoliczności oraz dowody wskazujące na rzeczywisty charakter współpracy.
Co może ustalić okręgowy inspektor pracy?
Decyzja stwierdzająca istnienie stosunku pracy nie ogranicza się do ogólnego stwierdzenia, że strony powinna łączyć umowa o pracę. W jej rozstrzygnięciu okręgowy inspektor określa między innymi:
- strony umowy o pracę,
- rodzaj umowy,
- datę jej zawarcia,
- rodzaj i miejsce wykonywania pracy,
- wymiar czasu pracy,
- wysokość wynagrodzenia.
Jeżeli zgromadzony materiał nie pozwoli na ustalenie niektórych warunków zatrudnienia, ustawa nakazuje przyjąć rozwiązania wskazane wprost przez ustawodawcę. Może to oznaczać ustalenie umowy na czas nieokreślony, pełnego wymiaru czasu pracy, siedziby pracodawcy jako miejsca pracy albo minimalnego wynagrodzenia.
Co do zasady datą zawarcia umowy o pracę będzie data wydania decyzji. Okręgowy inspektor uwzględnia stan faktyczny istniejący podczas kontroli, począwszy od dnia jej rozpoczęcia. Jeżeli natomiast potrzebne jest ustalenie stosunku pracy również za wcześniejszy okres, właściwą drogą pozostaje powództwo skierowane do sądu pracy.
Nowe przepisy stosuje się także do umów cywilnoprawnych zawartych przed 8 lipca 2026 r., jeżeli w tym dniu nadal były wykonywane. Nie dotyczy więc wyłącznie nowych umów zawartych po wejściu reformy w życie.
Kontrola może prowadzić także do konsekwencji w ZUS i urzędzie skarbowym
Decyzja okręgowego inspektora pracy wywołuje skutki nie tylko w prawie pracy. Ustawa wprost łączy ją również z konsekwencjami w zakresie podatków, ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego oraz obowiązkowych wpłat na odpowiednie fundusze.
Reforma przewiduje przy tym znacznie szerszą wymianę informacji pomiędzy PIP, ZUS i Krajową Administracją Skarbową. ZUS udostępnia PIP między innymi informacje o tytułach ubezpieczenia, datach zgłoszenia i wyrejestrowania, podstawach wymiaru składek, wymiarze czasu pracy oraz umowach o dzieło. PIP przekazuje natomiast ZUS dane zgromadzone podczas kontroli, w tym informacje o osobach wykonujących pracę, okresach jej wykonywania i rodzaju zawartych umów.
Dane te mają być wykorzystywane również do analizy ryzyka naruszeń prawa. Oznacza to, że typowanie przedsiębiorcy do kontroli nie musi już wynikać jedynie ze skargi zatrudnionej osoby. Podstawą zainteresowania organów mogą być również rozbieżności wynikające z danych znajdujących się w systemach PIP, ZUS i administracji skarbowej.
Jeżeli decyzja stwierdzająca stosunek pracy stanie się ostateczna albo spór zostanie prawomocnie rozstrzygnięty przez sąd, płatnik będzie miał siedem dni na dokonanie właściwego zgłoszenia do ubezpieczeń i przekazanie dokumentów rozliczeniowych za okres objęty decyzją. Składki opłacone wcześniej z tytułu umowy zlecenia albo działalności gospodarczej zostaną zaliczone na poczet składek należnych z tytułu stosunku pracy.
PIP może prowadzić kontrolę zdalnie i żądać dokumentów elektronicznych
Od 8 lipca 2026 r. cała kontrola albo poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzone zdalnie, jeżeli pozwala na to charakter sprawy i nie jest to sprzeczne z celem kontroli.
Inspektor może żądać przedstawienia dokumentów w postaci papierowej lub elektronicznej, przeprowadzenia transmisji online umożliwiającej kontrolę dokumentów, a także wysłuchania strony i przesłuchania kontrolowanego przy wykorzystaniu obrazu i dźwięku. Kontrola zdalna nie wyłącza przy tym prawa inspektora do przeprowadzenia później czynności bezpośrednio w zakładzie pracy.
Rozszerzono także możliwość przesłuchiwania osób znajdujących się poza obszarem działania inspektoratu prowadzącego kontrolę. Inspektor może zwrócić się do innego okręgowego inspektoratu o wezwanie takiej osoby do złożenia wyjaśnień lub zeznań. Ma to znaczenie zwłaszcza w przedsiębiorstwach prowadzących działalność w kilku województwach albo współpracujących z osobami wykonującymi pracę zdalnie.
Istotnie wzrosły kary
Reforma podwoiła wysokość grzywien przewidzianych za najważniejsze wykroczenia przeciwko prawom pracownika. W wielu przypadkach kara może obecnie wynosić od 2 000 zł do 60 000 zł, a w warunkach określonego rodzaju ponownego naruszenia od 3 000 zł do 90 000 zł.
Podniesiono również wysokość mandatów nakładanych przez inspektorów pracy. Zasadniczo mandat może wynosić do 5 000 zł, a w przypadkach objętych szczególnymi zasadami ponownego popełnienia wykroczenia do 10 000 zł. Odpowiedzialnością objęte zostało także niekorzystne traktowanie osoby, wobec której wydano decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy.
Ustawa przewiduje jednak czasowe rozwiązanie zachęcające do dobrowolnego uporządkowania zatrudnienia. Podmiot, który przed wejściem nowych przepisów zawarł umowę cywilnoprawną mimo występowania wszystkich cech stosunku pracy, może uniknąć odpowiedzialności za wykroczenie polegające na zastąpieniu umowy o pracę umową cywilnoprawną, jeżeli w ciągu 12 miesięcy od wejścia ustawy w życie dobrowolnie zawrze umowę o pracę. Termin ten upływa 8 lipca 2027 r. Zwolnienie dotyczy jednak odpowiedzialności wykroczeniowej określonej w art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, a nie wszystkich możliwych konsekwencji pracowniczych, składkowych i podatkowych.
Co nowe przepisy oznaczają w praktyce?
Reforma nie oznacza końca umów zlecenia ani współpracy B2B. Takie umowy pozostają dopuszczalne, jeżeli odpowiadają rzeczywistemu sposobowi wykonywania pracy. Ryzyko dotyczy sytuacji, w których samodzielność wykonawcy istnieje wyłącznie w treści kontraktu, natomiast w praktyce wykonuje on pracę w sposób typowy dla pracownika.
Ocena nie powinna więc ograniczać się do przeczytania umowy. Trzeba sprawdzić między innymi, kto decyduje o czasie i miejscu pracy, kto wydaje bieżące polecenia, czy wykonawca może powierzyć pracę innej osobie, czy ponosi własne ryzyko gospodarcze, w jaki sposób rozliczane jest wynagrodzenie i czy rzeczywiście ma możliwość świadczenia usług na rzecz innych podmiotów.
Dla pracodawców najważniejszym wnioskiem jest potrzeba przeanalizowania nie tylko treści umów cywilnoprawnych, lecz także sposobu ich codziennego wykonywania. Dla osób zatrudnionych nowe przepisy oznaczają natomiast, że stwierdzenie stosunku pracy nie zależy już wyłącznie od samodzielnego wniesienia pozwu do sądu. Kontrola PIP może doprowadzić do wydania władczej decyzji, która następnie będzie podlegała kontroli sądu pracy.
W kolejnych artykułach będę omawiał dokładniej przebieg kontroli PIP dotyczącej umów zlecenia i B2B, zasady odwołania od decyzji okręgowego inspektora pracy oraz jej konsekwencje dla rozliczeń z ZUS.
