ZUS ogranicza dostęp do akt w trakcie kontroli u płatnika składek ?!

Nie będę ukrywał, że pracowałem już nad kolejnym wpisem na temat kwestionowania przez ZUS faktycznego prowadzenia firmy. Jednak wydarzenia jakie spotkały jednego z moich Klientów zainspirowały mnie do przygotowania wpisu na temat tyleż ciekawy, co przywołujący niezbyt optymistyczne wyobrażenia. I co jednak ważne, nie do końca jednak oderwany od tematów ostatnio tutaj przeze mnie poruszanych.

Mianowicie chodzi o dostępu do akt sprawy w ZUS w trakcie trwania postępowania kontrolnego. Postępowania, którego wyniki w przedmiotowym przypadku będą miały decydujące znaczenie dla uznania czy dana osoba w oznaczony czasie faktycznie prowadziła działalność gospodarczą.

Tak, jeżeli czytałeś ostatnie wpisy, do tego czytałeś je uważnie, to zapewne już zgadłeś, że przedmiotem kontroli jest przedsiębiorca, który otrzymywał wysoki zasiłek z ZUS. W przeciwnym razie, tudzież gdy nie czytałeś poprzednich wpisów, to oczywiście zapraszam do lektury TU i TU 🙂

Wracając jednak do tematu wpisu, to wyobraź sobie, że jesteś stroną postępowania, a dokładniej kontrolowanym płatnikiem składek, chcesz zapoznać się np. z treścią protokołu z przesłuchania Ciebie, jako płatnika składek, ale nie masz do tego prawa. To znaczy masz do tego prawo, ale owe ogranicza Ci inspektor kontroli ZUS i nic nie pomaga nawet interwencja u jego przełożonego.

Pytasz więc dlaczego?

ZUS więc wyjaśnia, że zasady prowadzenia kontroli płatnika składek określają przepisy ustawy – Prawo przedsiębiorców oraz ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. I tutaj pełna zgoda. Dalej jednak ZUS „poucza”, że udostępnienie dokumentów z akt kontroli w trakcie trwania kontroli kontroli nie ma podstaw prawnych, w związku z czym odmawia dostępu do akt, w tym wydania kopii protokołu przesłuchania płatnika składek.

Zaraz po tym ZUS jednak dodaje, że o udostępnienie akt można wnioskować zgodnie z art. 73 Kodeksu postępowania administracyjnego. Czyli na podstawie przepisu, z którego wynika m.in. że strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów a prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania.

Inaczej pisząc, ZUS odmawia dostępu do akt odsyłając co całych aktów prawnych (nie wskazując konkretnej podstawy prawnej) i jednocześnie informuje, że można żądać dostępu do owych akt, podając już konkretny przepis, tudzież podstawę prawną, z którego wynika, że strona ma prawo wglądu w akta sprawy. I to tym bardziej w trakcie biegu postępowania, skoro prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania.

W takiej sytuacji trudno o odpowiedni komentarz. Ale jeżeli miałbym cokolwiek zasugerować, to złożyłbym pisemny wniosek o wgląd w akta, w którym jednocześnie zażądałbym podanie konkretnej podstawy prawnej odmowy. I to najlepiej zgodnie z obowiązującą procedurą.

Poniżej, dla ułatwienia, podaję przykładowe uzasadnienie ww. wniosku:

„Zgodnie z art. 123 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w sprawach uregulowanych ustawą stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, chyba że ustawa stanowi inaczej. W konsekwencji wedle art. 73 Kodeksu postępowania administracyjnego z jednej strony Strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub nawet fotokopii a z drugiej strony organ administracji (w tym przypadku ZUS) ma obowiązek udostępnienia Stronie akt do wglądu oraz umożliwienia sporządzania z nich notatek, kopii lub fotokopii. Co więcej, Strona nie może być zobowiązana do wskazania powodów, dla których chce przeglądać akta sprawy, a nade wszystko Strona może przeglądać akta sprawy w każdym stadium postępowania. W końcu, organ jest zobowiązany do stworzenia Stronie warunków do sporządzania notatek i odpisów oraz kopii. Jedynie wyjątkowo ograniczenia dostępu do akt sprawy mają miejsce w sytuacji, gdy akta zawierają informacje niejawne o klauzuli tajności “tajne” lub “ściśle tajne”, a także do innych akt, które organ administracji publicznej wyłączy ze względu na ważny interes państwowy. Przy czym, wówczas odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.”

Na koniec dodam, że w mojej ocenie nie ma innej podstawy prawnej odmowy wglądu w akta (oprócz zasygnalizowanej wyżej w przykładowym uzasadnieniu).

Jeśli się mylę pisz śmiało w komentarzu.

Jeśli jednak nie jestem w błędzie, to tego rodzaju utrudnianie dostępu do akt narusza równocześnie Twoje interesy, a nawet praworządność. Warto wówczas rozważyć oprócz ww. wniosku np. skargę na ZUS lub konkretnego pracownika ZUS. A jakże – w trybie Kodeksu postępowania administracyjnego. Z pewnością jednak należy o tym szeroko wspomnieć w ewentualnych zastrzeżeniach do protokołu z kontroli.

Dodam jeszcze, że nawet dzwoniąc „z czystej ciekawości” na infolinię do centrali ZUS można uzyskać informację, że ograniczanie dostępu do akt płatnikowi składek w trakcie kontroli jest niedopuszczalne (poza wyjątkami, o których wyżej).

Gdy ZUS kwestionuje faktyczne prowadzenie firmy – postępowanie wyjaśniające

Zgodnie z zapowiedzią na początku 2019r wracam do tematu podważania przez ZUS faktycznego prowadzenia firmy. Po ostatnim wpisie wiesz już, że problemy mogą zacząć się gdy notujesz coraz mniejsze przychody, w tym nawet straty, przy okazji podwyższasz podstawę wymiaru składek i na Twoje nieszczęście musisz skorzystać z np. zasiłku chorobowego, macierzyńskiego lub opiekuńczego.

W takiej sytuacji możesz już tylko czekać, aż do drzwi zapuka listonosz z przesyłką od ZUS. A w niej zapewne znajdziesz pismo z zawiadomieniem o wszczęciu postępowania wyjaśniającego. Przy czym przedmiotem postępowania będzie (sic!) ustalenie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej. Do tego nie powinno Cię zdziwić jak ZUS prześle listę pytań z terminem 7 dni na odpowiedź. Przykładowo ZUS zapyta Cię o:
– informacje o wykonywanych usługach/zleceniach w ramach prowadzonej firmy w danym okresie,
– wystawione i otrzymane faktury/rachunki/paragony i inne dokumenty w danym okresie,
– ewidencje wydatków i przychodów z tytułu prowadzenia firmy w danym okresie,
– czy też o dokumenty/informacje składane w danym okresie do urzędu skarbowego.

Być może zastanawiasz się teraz czy ZUS w ogóle może Cię w ten sposób kontrolować i następnie wydać decyzję o niepodleganiu obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu oraz dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu? Odpowiedź brzmi „tak” – Zakład może prowadzić takie postępowanie, a jego uprawnienie wynika z art. 83 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Skoro jednak to już wiesz, to zapamiętaj, że od początku postępowania wyjaśniającego rozpocznij przygotowanie dokumentacji potwierdzającej prowadzenie działalności. Innymi słowy, w miarę możliwości odpowiedz, na tyle ile się da, konkretnie na postawione pytania przez ZUS. I to nawet jeżeli uważasz działanie ZUS za absurdalne i niedorzeczne.

Wszak, możesz w odpowiedzi na pismo ZUS przesłać dokumentację potwierdzającą prowadzenie firmy, tj. umowy (np. na wykonanie przez Ciebie usługi), dowody sprzedaży, faktury za usługi księgowe, paliwo, zakup materiałów, wynajem lokalu, wystawione przez Ciebie faktury, dowody prowadzonych negocjacji w celu zawarcia umów, np. korespondencja mailowa.

Co do dowodu z zeznań świadków to zasadniczo w postępowaniu wyjaśniającym problematycznym będzie przeprowadzenie tego rodzaju dowodu. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, abyś w piśmie do ZUS wymienił listę osób, które mogą potwierdzić prowadzenie firmy. Mało tego, możesz postarać się o pisemne zeznania takich osób lub choćby pisemne ich oświadczenia, np. o współpracy biznesowej w „spornym” okresie.

Ponadto, możesz a nawet powinieneś ZUS-owi złożyć swoje pisemne wyjaśnienia, w których przede wszystkim opiszesz jaki jest przedmiot działalności Twojej firmy i sposób jej prowadzenia. Mam bowiem wrażenie, że z tym ma największy problem ZUS, tj. ze zrozumieniem, iż prowadzenie działalności gospodarczej to także proces polegający na stworzeniu odpowiednich warunków do jej wykonywania. A nade wszystko, że przedsiębiorca nie musi przejawiać aktywności zawodowej w każdym dniu podlegania ubezpieczeniu i że nie oznacza to zaprzestania prowadzenia działalności.

Finalnie postępowanie wyjaśniające skończy się wydaniem decyzji w której to Zakład uzna, że podlegasz ubezpieczeniom, bądź im nie podlegasz. Nie prowadzę co prawda statystyk, ale z praktyki wynika, że częściej postępowanie kończy się na Twoją niekorzyść. Jeśli więc ZUS uzna, że nie podlegasz obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu oraz dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu konieczne będzie wniesienie odwołania od decyzji ZUS. W przeciwnym bowiem razie decyzja ZUS stanie się ostateczna, a Ty będziesz zobowiązany do zwrotu pobranych zasiłków (albo ich części), jako świadczeń nienależnych.

Na blogu znajdziesz więcej informacji jak złożyć takie odwołanie, a nawet pobierzesz darmowo wzór odwołania. Bo co do tytułowego tematu to tyle tym razem. W kolejnych wpisach będę się starał przybliżać kolejne kwestie z tym związane.

Gdy ZUS kwestionuje faktyczne prowadzenie firmy

W zasadzie jeśli stale tutaj zaglądasz, to tytuł może Cię zdziwić. Ale jeżeli trafiłeś tutaj zupełnie przypadkowo, to nie będę w wielkim błędzie jeśli napiszę, że jesteś w poważnych tarapatach. Zgaduje bowiem, że otrzymałeś z ZUS decyzję, w której organ rentowy stwierdził, że jako osoba prowadząca działalność gospodarczą nie podlegasz od oznaczonego dnia (nawet wiele lat wstecz) obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu oraz dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu.

Ewentualnie, jeżeli jesteś zapobiegawczy, to dopiero co otrzymałeś pismo z ZUS z zawiadomieniem o wszczęciu postępowania w powyższym zakresie. Zawiadomienie o wszczęciu postępowania, które wielokrotnie pomimo nawet wykazania się Twoją aktywnością i rzetelnością w wyjaśnianiu nurtujących pytań ZUS-u i tak kończy się wydaniem decyzji o treści jak powyżej.

Dlaczego?

Bo ZUS uznaje, nieraz już odgórnie, nie analizując Twoich wyjaśnień, że podejmowane przez Ciebie czynności w ramach prowadzonej firmy zmierzały do uzyskania wysokich świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i w konsekwencji zmierzały do zabezpieczenia sytuacji finansowej, a tym samym, że czynności wykonywane w ramach działalności gospodarczej były pozorne.

Mam rację? Może to zabrzmi przekornie, ale pewnie tak.

Skoro więc już tutaj trafiłeś, to być może zastanawiasz się jak się „bronić”, w jaki sposób dalej należy postępować lub jeżeli jesteś lepiej poinformowany, bo przykładowo przeczytałeś całą treść decyzji wraz z pouczeniem, to w jaki sposób napisać odwołanie, jak je uzasadnić, o jakie dowody zawnioskować itp.

Nie zdziwi mnie także jeśli głowisz się czy działania ZUS-u są w ogóle zgodne z prawem, a jeżeli tak, to czy już tylko sprawa w sądzie mnie ratuje, czy też da się w jakiś magiczny sposób przekonać ZUS do swoich racji, do tego że to ZUS jest w błędzie?

Niniejszym i kolejnymi wpisami (bardziej kolejnymi 🙂 ) postaram się więc uporządkować Twoje myśli i nadać im właściwy kierunek.

W tym miejscu jeszcze wyjaśnię, że zasadniczo wątpliwości ZUS-u dotyczące faktu prowadzenia działalności gospodarczej powstają w momencie, gdy twoja działalność w ostatnim okresie nie była zbyt dochodowa, względnie przynosiła straty, Ty zaś pobierasz lub pobierałeś świadczenia związane z chorobą lub macierzyństwem, np. zasiłek chorobowy, świadczenie rehabilitacyjne, zasiłek macierzyński, zasiłek opiekuńczy. Przy czym nie były lub nie są to zwyczajne świadczenia. Owe świadczenia były lub są o tyle nadzwyczajne bo obliczone od zadeklarowanej wcześniej wysokiej podstawy wymiaru składek (np. maksymalnej w wysokości 250 % prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia).

Kończąc póki co, można śmiało stwierdzić, że problem powstaje, gdy ZUS musi Ci wypłacić znacznie więcej niż w jego odczuciu „wniosłeś” do kasy ubezpieczeń społecznych. Bo przecież nic podejrzanego nie ma miejsca jeżeli tylko opłacasz składki, nie korzystając z bądź co bądź przysługujących Ci świadczeń.

I tym może nieco kolokwialnym stwierdzeniem mam nadzieję, że zachęcę Cię do odwiedzenia mojego bloga w niedalekiej przyszłości. W sumie to już w nowym 2019 roku.

Do Siego Roku !!! 🙂

Elektroniczne zwolnienia lekarskie – co, jak i dlaczego.

W ostatnim czasie niezwykle popularny stał się w Internecie temat elektronicznych zwolnień lekarskich. W związku z tym postanowiłem krótko i w miarę zwięźle przedstawić owy temat na blogu.

Otóż, przyczyną całego zamieszania jest zapewne fakt, że w zakresie zwolnień lekarskich zaszły w ostatnim czasie duże zmiany. Od 1 grudnia 2018 r. lekarze wystawiają już tylko elektroniczne zwolnienia lekarskie, czyli tzw. e-ZLA. Co prawda, mogli to robić od 1 stycznia 2016 r., ale równolegle było możliwe wystawienie zwolnienia na papierowym formularzu. Innymi słowy, z końcem listopada 2018 r. skończyła się „epoka” papierowych zwolnień, możliwe jest wystawianie tylko tzw. e-ZLA.

Jak wygląda procedura wystawiania e-ZLA?

Lekarz lub upoważniony asystent wystawia zwolnienie, które po podpisaniu jest przekazywane do ZUS, a także jest udostępniane pracodawcy i ubezpieczonemu. ZUS udostępnia e-ZLA na profilu PUE ZUS. Bowiem elektroniczne zwolnienia mogą wystawiać lekarze posiadający profil na PUE ZUS.

Dużym atutem takich zwolnień elektronicznych jest to, że wystawienie takiego zwolnienia trwa krócej niż wypisywanie papierowego zwolnienia. Istnieje również możliwość skierowania pacjenta na rehabilitację leczniczą (formularz wniosku ZUS PR-4). Ciekawostką jest wystawienie e-ZLA za pomocą urządzenia mobilnego, np. podczas wizyty domowej.

Gdy lekarz wystawi e-ZLA pacjent nie musi dostarczać zwolnienia pracodawcy oraz ZUS, e-ZLA zostaje bowiem przesłane na profil PUE płatnika i do systemu ZUS. Istotne jest też stwierdzenie, iż pacjent nie jest związany terminem 7 dni na dostarczenie zwolnienia.

A co w sytuacji, gdy nie ma dostępu do Internetu? Otóż przepisy przewidują wystawienie zaświadczenia lekarskiego na formularzu wydrukowanym z systemu. Wówczas ubezpieczony otrzymuje papierowe zaświadczenie i doręcza je pracodawcy, z kolei lekarz obowiązany jest wprowadzić zwolnienie do systemu w ciągu 3 dni.

Istnieje pojęcie kontroli prawidłowości wystawienia zwolnień np. gdy podczas kontroli lekarz orzecznik ZUS stwierdzi wcześniejszą datę ustania niezdolności do pracy niż określona w e-ZLA, wówczas wystawi zaświadczenie lekarskie e-ZLA/K.

Ustawodawca uwzględnia również zaistnienie ewentualnego błędu w e-ZLA, w takiej sytuacji lekarz w ciągu 3 dni stwierdza nieważność wystawionego zaświadczenia lekarskiego e-ZLA.

Na koniec może trochę statystyk…i tak na dzień 07 grudnia 2018 r. liczba wystawionych zwolnień elektronicznych od 01 grudnia przekroczyła pół miliona, z kolei zaświadczenia w formie papierowej nie sięgnęły 1 %.

„system nas nie puszcza”

Ostatnio jeden z klientów zwrócił się z takim oto problemem.

Otóż, w pewnym okresie czasu był zarejestrowany w ZUS z tytułu zatrudnienia w Polsce i jednocześnie posiadał na terenie Niemiec odrębny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego. W związku z tym w danym okresie miał miejsce zbieg tytułów do ubezpieczenia zdrowotnego. Jednakże wyżej opisany zbieg przestał istnieć, wszak był to krótki okres czasu, a zainteresowany przekazał do organu właściwie wystawiony przez niemiecką instytucję ubezpieczenia zdrowotnego formularz E106. Innymi słowy, odpadł tytuł do ubezpieczenia w związku z zatrudnieniem w Polsce, a pozostał tytuł związany z zatrudnieniem w Niemczech. Przeto, odkąd zbieg tytułów przestał istnień zainteresowany powinien mieć prawo do świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Tymczasem w trakcie ostatniej wizyty u lekarza okazało się, że w systemie eWUŚ zainteresowany widnieje jako osoba bez prawa do przedmiotowych świadczeń.

Tak więc bohater tej historii, będąc w niemałym szoku, spotęgowanym zresztą tym, że ww. zbieg tytułów zakończył się prawie rok temu (sic!), skontaktował się z właściwym dla siebie oddziałem NFZ.

Co się jednak okazało?

Że w związku z nierozstrzygnięciem ww. zbiegu nie jest możliwe zaktualizowanie uprawnień do świadczeń opieki zdrowotnej za okres od końca zbiegu do nadal. A rzekomym powodem tego stanu rzeczy jest „że system nas nie puszcza”.

Trudno jednak się pogodzić z tak prozaicznym z punktu widzenia świadczeniobiorcy powodem, jak niedopasowanie „systemu” do rzeczywistego stanu rzeczy. A jeżeli już faktycznie powstał problem natury informatycznej, to z kolei nie sposób przyjąć za wytłumaczalne, że rozstrzygnięcie powstałych trudności może trwać nieomal rok czasu.

Co więc zrobić w takiej sytuacji?

Okazuje się, że są wyjścia z sytuacji. Po pierwsze, można na podstawie art. 50 ust. 6 i 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych złożyć oświadczenie, że posiada się prawo do korzystania ze świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Wzór formularza do pobrania TUTAJ. Po drugie, można zainterweniować pisemnie w NFZ, odsyłając organ do podstawowych zasad terminowego załatwiania spraw, w tym w szczególności, że organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki.

I tylko powstaje pytanie czy w ten sposób powinien działać „system”?