Gdy ZUS kwestionuje faktyczne prowadzenie firmy – postępowanie wyjaśniające

Zgodnie z zapowiedzią na początku 2019r wracam do tematu podważania przez ZUS faktycznego prowadzenia firmy. Po ostatnim wpisie wiesz już, że problemy mogą zacząć się gdy notujesz coraz mniejsze przychody, w tym nawet straty, przy okazji podwyższasz podstawę wymiaru składek i na Twoje nieszczęście musisz skorzystać z np. zasiłku chorobowego, macierzyńskiego lub opiekuńczego.

W takiej sytuacji możesz już tylko czekać, aż do drzwi zapuka listonosz z przesyłką od ZUS. A w niej zapewne znajdziesz pismo z zawiadomieniem o wszczęciu postępowania wyjaśniającego. Przy czym przedmiotem postępowania będzie (sic!) ustalenie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej. Do tego nie powinno Cię zdziwić jak ZUS prześle listę pytań z terminem 7 dni na odpowiedź. Przykładowo ZUS zapyta Cię o:
– informacje o wykonywanych usługach/zleceniach w ramach prowadzonej firmy w danym okresie,
– wystawione i otrzymane faktury/rachunki/paragony i inne dokumenty w danym okresie,
– ewidencje wydatków i przychodów z tytułu prowadzenia firmy w danym okresie,
– czy też o dokumenty/informacje składane w danym okresie do urzędu skarbowego.

Być może zastanawiasz się teraz czy ZUS w ogóle może Cię w ten sposób kontrolować i następnie wydać decyzję o niepodleganiu obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu oraz dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu? Odpowiedź brzmi „tak” – Zakład może prowadzić takie postępowanie, a jego uprawnienie wynika z art. 83 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Skoro jednak to już wiesz, to zapamiętaj, że od początku postępowania wyjaśniającego rozpocznij przygotowanie dokumentacji potwierdzającej prowadzenie działalności. Innymi słowy, w miarę możliwości odpowiedz, na tyle ile się da, konkretnie na postawione pytania przez ZUS. I to nawet jeżeli uważasz działanie ZUS za absurdalne i niedorzeczne.

Wszak, możesz w odpowiedzi na pismo ZUS przesłać dokumentację potwierdzającą prowadzenie firmy, tj. umowy (np. na wykonanie przez Ciebie usługi), dowody sprzedaży, faktury za usługi księgowe, paliwo, zakup materiałów, wynajem lokalu, wystawione przez Ciebie faktury, dowody prowadzonych negocjacji w celu zawarcia umów, np. korespondencja mailowa.

Co do dowodu z zeznań świadków to zasadniczo w postępowaniu wyjaśniającym problematycznym będzie przeprowadzenie tego rodzaju dowodu. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, abyś w piśmie do ZUS wymienił listę osób, które mogą potwierdzić prowadzenie firmy. Mało tego, możesz postarać się o pisemne zeznania takich osób lub choćby pisemne ich oświadczenia, np. o współpracy biznesowej w „spornym” okresie.

Ponadto, możesz a nawet powinieneś ZUS-owi złożyć swoje pisemne wyjaśnienia, w których przede wszystkim opiszesz jaki jest przedmiot działalności Twojej firmy i sposób jej prowadzenia. Mam bowiem wrażenie, że z tym ma największy problem ZUS, tj. ze zrozumieniem, iż prowadzenie działalności gospodarczej to także proces polegający na stworzeniu odpowiednich warunków do jej wykonywania. A nade wszystko, że przedsiębiorca nie musi przejawiać aktywności zawodowej w każdym dniu podlegania ubezpieczeniu i że nie oznacza to zaprzestania prowadzenia działalności.

Finalnie postępowanie wyjaśniające skończy się wydaniem decyzji w której to Zakład uzna, że podlegasz ubezpieczeniom, bądź im nie podlegasz. Nie prowadzę co prawda statystyk, ale z praktyki wynika, że częściej postępowanie kończy się na Twoją niekorzyść. Jeśli więc ZUS uzna, że nie podlegasz obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu oraz dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu konieczne będzie wniesienie odwołania od decyzji ZUS. W przeciwnym bowiem razie decyzja ZUS stanie się ostateczna, a Ty będziesz zobowiązany do zwrotu pobranych zasiłków (albo ich części), jako świadczeń nienależnych.

Na blogu znajdziesz więcej informacji jak złożyć takie odwołanie, a nawet pobierzesz darmowo wzór odwołania. Bo co do tytułowego tematu to tyle tym razem. W kolejnych wpisach będę się starał przybliżać kolejne kwestie z tym związane.

Gdy ZUS kwestionuje faktyczne prowadzenie firmy

W zasadzie jeśli stale tutaj zaglądasz, to tytuł może Cię zdziwić. Ale jeżeli trafiłeś tutaj zupełnie przypadkowo, to nie będę w wielkim błędzie jeśli napiszę, że jesteś w poważnych tarapatach. Zgaduje bowiem, że otrzymałeś z ZUS decyzję, w której organ rentowy stwierdził, że jako osoba prowadząca działalność gospodarczą nie podlegasz od oznaczonego dnia (nawet wiele lat wstecz) obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu oraz dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu.

Ewentualnie, jeżeli jesteś zapobiegawczy, to dopiero co otrzymałeś pismo z ZUS z zawiadomieniem o wszczęciu postępowania w powyższym zakresie. Zawiadomienie o wszczęciu postępowania, które wielokrotnie pomimo nawet wykazania się Twoją aktywnością i rzetelnością w wyjaśnianiu nurtujących pytań ZUS-u i tak kończy się wydaniem decyzji o treści jak powyżej.

Dlaczego?

Bo ZUS uznaje, nieraz już odgórnie, nie analizując Twoich wyjaśnień, że podejmowane przez Ciebie czynności w ramach prowadzonej firmy zmierzały do uzyskania wysokich świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i w konsekwencji zmierzały do zabezpieczenia sytuacji finansowej, a tym samym, że czynności wykonywane w ramach działalności gospodarczej były pozorne.

Mam rację? Może to zabrzmi przekornie, ale pewnie tak.

Skoro więc już tutaj trafiłeś, to być może zastanawiasz się jak się „bronić”, w jaki sposób dalej należy postępować lub jeżeli jesteś lepiej poinformowany, bo przykładowo przeczytałeś całą treść decyzji wraz z pouczeniem, to w jaki sposób napisać odwołanie, jak je uzasadnić, o jakie dowody zawnioskować itp.

Nie zdziwi mnie także jeśli głowisz się czy działania ZUS-u są w ogóle zgodne z prawem, a jeżeli tak, to czy już tylko sprawa w sądzie mnie ratuje, czy też da się w jakiś magiczny sposób przekonać ZUS do swoich racji, do tego że to ZUS jest w błędzie?

Niniejszym i kolejnymi wpisami (bardziej kolejnymi 🙂 ) postaram się więc uporządkować Twoje myśli i nadać im właściwy kierunek.

W tym miejscu jeszcze wyjaśnię, że zasadniczo wątpliwości ZUS-u dotyczące faktu prowadzenia działalności gospodarczej powstają w momencie, gdy twoja działalność w ostatnim okresie nie była zbyt dochodowa, względnie przynosiła straty, Ty zaś pobierasz lub pobierałeś świadczenia związane z chorobą lub macierzyństwem, np. zasiłek chorobowy, świadczenie rehabilitacyjne, zasiłek macierzyński, zasiłek opiekuńczy. Przy czym nie były lub nie są to zwyczajne świadczenia. Owe świadczenia były lub są o tyle nadzwyczajne bo obliczone od zadeklarowanej wcześniej wysokiej podstawy wymiaru składek (np. maksymalnej w wysokości 250 % prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia).

Kończąc póki co, można śmiało stwierdzić, że problem powstaje, gdy ZUS musi Ci wypłacić znacznie więcej niż w jego odczuciu „wniosłeś” do kasy ubezpieczeń społecznych. Bo przecież nic podejrzanego nie ma miejsca jeżeli tylko opłacasz składki, nie korzystając z bądź co bądź przysługujących Ci świadczeń.

I tym może nieco kolokwialnym stwierdzeniem mam nadzieję, że zachęcę Cię do odwiedzenia mojego bloga w niedalekiej przyszłości. W sumie to już w nowym 2019 roku.

Do Siego Roku !!! 🙂

Elektroniczne zwolnienia lekarskie – co, jak i dlaczego.

W ostatnim czasie niezwykle popularny stał się w Internecie temat elektronicznych zwolnień lekarskich. W związku z tym postanowiłem krótko i w miarę zwięźle przedstawić owy temat na blogu.

Otóż, przyczyną całego zamieszania jest zapewne fakt, że w zakresie zwolnień lekarskich zaszły w ostatnim czasie duże zmiany. Od 1 grudnia 2018 r. lekarze wystawiają już tylko elektroniczne zwolnienia lekarskie, czyli tzw. e-ZLA. Co prawda, mogli to robić od 1 stycznia 2016 r., ale równolegle było możliwe wystawienie zwolnienia na papierowym formularzu. Innymi słowy, z końcem listopada 2018 r. skończyła się „epoka” papierowych zwolnień, możliwe jest wystawianie tylko tzw. e-ZLA.

Jak wygląda procedura wystawiania e-ZLA?

Lekarz lub upoważniony asystent wystawia zwolnienie, które po podpisaniu jest przekazywane do ZUS, a także jest udostępniane pracodawcy i ubezpieczonemu. ZUS udostępnia e-ZLA na profilu PUE ZUS. Bowiem elektroniczne zwolnienia mogą wystawiać lekarze posiadający profil na PUE ZUS.

Dużym atutem takich zwolnień elektronicznych jest to, że wystawienie takiego zwolnienia trwa krócej niż wypisywanie papierowego zwolnienia. Istnieje również możliwość skierowania pacjenta na rehabilitację leczniczą (formularz wniosku ZUS PR-4). Ciekawostką jest wystawienie e-ZLA za pomocą urządzenia mobilnego, np. podczas wizyty domowej.

Gdy lekarz wystawi e-ZLA pacjent nie musi dostarczać zwolnienia pracodawcy oraz ZUS, e-ZLA zostaje bowiem przesłane na profil PUE płatnika i do systemu ZUS. Istotne jest też stwierdzenie, iż pacjent nie jest związany terminem 7 dni na dostarczenie zwolnienia.

A co w sytuacji, gdy nie ma dostępu do Internetu? Otóż przepisy przewidują wystawienie zaświadczenia lekarskiego na formularzu wydrukowanym z systemu. Wówczas ubezpieczony otrzymuje papierowe zaświadczenie i doręcza je pracodawcy, z kolei lekarz obowiązany jest wprowadzić zwolnienie do systemu w ciągu 3 dni.

Istnieje pojęcie kontroli prawidłowości wystawienia zwolnień np. gdy podczas kontroli lekarz orzecznik ZUS stwierdzi wcześniejszą datę ustania niezdolności do pracy niż określona w e-ZLA, wówczas wystawi zaświadczenie lekarskie e-ZLA/K.

Ustawodawca uwzględnia również zaistnienie ewentualnego błędu w e-ZLA, w takiej sytuacji lekarz w ciągu 3 dni stwierdza nieważność wystawionego zaświadczenia lekarskiego e-ZLA.

Na koniec może trochę statystyk…i tak na dzień 07 grudnia 2018 r. liczba wystawionych zwolnień elektronicznych od 01 grudnia przekroczyła pół miliona, z kolei zaświadczenia w formie papierowej nie sięgnęły 1 %.

„system nas nie puszcza”

Ostatnio jeden z klientów zwrócił się z takim oto problemem.

Otóż, w pewnym okresie czasu był zarejestrowany w ZUS z tytułu zatrudnienia w Polsce i jednocześnie posiadał na terenie Niemiec odrębny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego. W związku z tym w danym okresie miał miejsce zbieg tytułów do ubezpieczenia zdrowotnego. Jednakże wyżej opisany zbieg przestał istnieć, wszak był to krótki okres czasu, a zainteresowany przekazał do organu właściwie wystawiony przez niemiecką instytucję ubezpieczenia zdrowotnego formularz E106. Innymi słowy, odpadł tytuł do ubezpieczenia w związku z zatrudnieniem w Polsce, a pozostał tytuł związany z zatrudnieniem w Niemczech. Przeto, odkąd zbieg tytułów przestał istnień zainteresowany powinien mieć prawo do świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Tymczasem w trakcie ostatniej wizyty u lekarza okazało się, że w systemie eWUŚ zainteresowany widnieje jako osoba bez prawa do przedmiotowych świadczeń.

Tak więc bohater tej historii, będąc w niemałym szoku, spotęgowanym zresztą tym, że ww. zbieg tytułów zakończył się prawie rok temu (sic!), skontaktował się z właściwym dla siebie oddziałem NFZ.

Co się jednak okazało?

Że w związku z nierozstrzygnięciem ww. zbiegu nie jest możliwe zaktualizowanie uprawnień do świadczeń opieki zdrowotnej za okres od końca zbiegu do nadal. A rzekomym powodem tego stanu rzeczy jest „że system nas nie puszcza”.

Trudno jednak się pogodzić z tak prozaicznym z punktu widzenia świadczeniobiorcy powodem, jak niedopasowanie „systemu” do rzeczywistego stanu rzeczy. A jeżeli już faktycznie powstał problem natury informatycznej, to z kolei nie sposób przyjąć za wytłumaczalne, że rozstrzygnięcie powstałych trudności może trwać nieomal rok czasu.

Co więc zrobić w takiej sytuacji?

Okazuje się, że są wyjścia z sytuacji. Po pierwsze, można na podstawie art. 50 ust. 6 i 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych złożyć oświadczenie, że posiada się prawo do korzystania ze świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Wzór formularza do pobrania TUTAJ. Po drugie, można zainterweniować pisemnie w NFZ, odsyłając organ do podstawowych zasad terminowego załatwiania spraw, w tym w szczególności, że organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki.

I tylko powstaje pytanie czy w ten sposób powinien działać „system”?

Błąd organu rentowego – niewypełnienie obowiązku informacyjnego

Tym razem zainspirowany jednym z orzeczeń Sądu Najwyższego postanowiłem poruszyć temat błędu organu rentowego w zakresie niewypełnienia obowiązku informacyjnego. Temat wydaje mi się wart uwagi, bo zapewne nieraz zdarza się, że przez brak „pomocy” ZUS nie otrzymuje się w ogóle prawa do świadczeń lub w zaniżonej wysokości. Zapraszam więc do lektury.

Zgodnie bowiem z art. 133 ust. 1 pkt 2 ustawy o emeryturach i rentach z FUS, w razie ponownego ustalenia przez organ rentowy prawa do świadczeń lub ich wysokości, przyznane lub podwyższone świadczenie wypłaca się, poczynając od miesiąca, w którym powstało prawo do tych świadczeń lub do ich podwyższenia, jednak nie wcześniej niż za okres 3 lat poprzedzających bezpośrednio miesiąc, w którym zgłoszono wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy lub wydano decyzję z urzędu, jeżeli odmowa lub przyznanie niższych świadczeń były następstwem błędu organu rentowego.

Innymi słowy, powyższy przepis znajduje zastosowanie w przypadku, gdy ubezpieczony występuje z ponownym wnioskiem o rozpatrzenie sprawy w sytuacji, gdy decyzja odmawiająca przyznania świadczenia lub przyznająca je w zaniżonej wysokości była następstwem popełnionego przez organ rentowy błędu.

Czym jednakże jest błąd organu rentowego?

Odpowiedź można znaleźć w orzecznictwie Sądu Najwyższego. Po pierwsze, błąd organu rentowego rozumiany jest szeroko, zgodnie z tzw. obiektywną błędnością decyzji. Po drugie, błąd organu rentowego obejmuje sytuacje, w których organ miał podstawy do przyznania świadczenia lub ustalenia go w określonej wysokości, lecz z przyczyn leżących po jego stronie tego nie uczynił. Przykładowo za takie przyczyny uznaje się wszelkie zaniedbania organu rentowego, każdą obiektywną wadliwość decyzji, niezależnie od tego czy jest ona skutkiem zaniedbania, pomyłki, celowego działania organu rentowego, czy też rezultatem niewłaściwych działań pracodawców albo wadliwej techniki legislacyjnej i w konsekwencji niejednoznaczności stanowionych przepisów. Co ważne, przyjmuje się, że błędem organu rentowego jest również niedopełnienie obowiązku działania z urzędu na korzyść osób uprawnionych do świadczeń emerytalno-rentowych.

Wszak, zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno- rentowe organy rentowe udzielają informacji, w tym wskazówek i wyjaśnień, w zakresie dotyczącym warunków i dowodów wymaganych do ustalania świadczeń.

Zaniechanie więc przez organ rentowy wypełnienia obciążającego go „obowiązku informacyjnego”, może zostać zakwalifikowane jako błąd organu w rozumieniu art. 133 ust. 1 pkt 2 ustawy emerytalnej w związku z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno- rentowe.

Przykład:
Ubezpieczony składa wniosek o przyznanie prawa do emerytury. We wniosku zawarta jest informacja o wykształceniu, ale nie załączone zostały do wniosku dokumenty potwierdzające tą okoliczność (np. dyplom ukończenia studiów). W efekcie ZUS wydaje decyzję o odmowie prawa do emerytury, nie wyjaśniając kwestii wykształcenia ubezpieczonego. Przyczyną odmowy jest brak wymaganych okresów składkowych i nieskładkowych. Ubezpieczony składa więc drugi wniosek, do którego załącza już dyplom ukończenia studiów. Tym razem ZUS przyznaje świadczenie, ale od miesiąca złożenia drugiego wniosku. Działanie ZUS jest jednak nieprawidłowe, a to w związku z niewypełnieniem obowiązku informacyjnego przy pierwszym wniosku. Wszak, wówczas ZUS powinien zażądać wyjaśnień od wnioskodawcy w zakresie przedmiotowego wykształcenia i to tym bardziej, że owa okoliczność miała wpływ na prawo do świadczenia. Niewyjaśnienie jednak tej okoliczności w trakcie rozpatrywania pierwszego wniosku wskutek zaniechania przez organ rentowy wypełnienia obciążającego go „obowiązku informacyjnego”, prowadzące do ustalenia wykształcenia wnioskodawcy i czasu trwania okresu studiów, może zostać zakwalifikowane jako błąd organu. Przeto, przy rozpatrywaniu drugiego wniosku ZUS powinien przyznać świadczenie za okres maksymalnie 3 lat poprzedzających bezpośrednio miesiąc, w którym zgłoszono wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy.

Zainteresowanych szczegółami odsyłam do wyroku Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 20 lutego 2018 r., sygn. akt II UK 704/16.