Kolejną ważną rzeczą jaka wiąże się z wszczęciem kontroli ZUS jest odpowiednie zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli.

Regulacja prawna w tym zakresie zawarta jest ustawie – Prawo przedsiębiorców. Wynika to z wyraźnego odesłania zawartego z kolei w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

Stąd też, kontrola przedsiębiorców (płatników składek) co do zasady musi być poprzedzona zawiadomieniem o zamiarze wszczęcia kontroli. Ma to o tyle duże znaczenie, bo sama kontrola może się rozpocząć nie wcześniej niż po 7 dniach od doręczenia zawiadomienia, i nie później niż po 30 dniach od jego doręczenia. Jeśli zaś minie więcej niż 30 dni konieczne jest nowe zawiadomienie.

Z inicjatywy płatnika składek kontrola może być wszczęta wcześniej niż przed upływem 7 dni od zawiadomienia, a to poprzez złożenie pisemnego wniosku do ZUS. Niemniej jednak z tego uprawnienia korzystałbym ostrożnie, albowiem nieraz warto przed faktycznym rozpoczęciem kontroli skonsultować z kimś z zewnątrz kwestie dotyczące m. in. tego czy w ogóle zawiadomienie jest prawidłowe, a jeżeli tak, to jakie ma się uprawnienia oraz obowiązki w trakcie kontroli. Zwracam na to uwagę, bowiem świadomość swoich praw i obowiązków jest jednak niewielka a w wielu przypadkach kontrola wszczynana jest przed upływem ww. 7 dni, wprawdzie na wniosek przedsiębiorcy, ale po wyraźnych sugestiach inspektora ZUS.

Co do treści zawiadomienia, to powinno zawierać:

1. oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,

2. nazwę lub imię i nazwisko oraz adres płatnika składek,

3. określenie inspektora lub inspektorów kontroli Zakładu,

4. przewidywany czas trwania kontroli,

5. zakres kontroli,

6. prawa i obowiązki kontrolowanego płatnika składek.

O zamiarze wszczęcia kontroli nie zawiadamia się jednak w każdym przypadku. Odstępstwa od konieczności zawiadomienia są dosyć liczne, ale wiążą się z wyjątkowymi okolicznościami, np. w przypadku gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia.

W końcu warto wiedzieć, iż datą wszczęcia kontroli jest dzień doręczenia kontrolowanemu płatnikowi składek tzw. upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Jednocześnie wraz z doręczeniem upoważnienia inspektor kontroli ZUS powinien okazać swoją legitymację służbową.